견적서 이미지 한 장으로 품의서 자동 생성하기

Microsoft Copilot Studio Workshop Vision + Prompt(Output: Document) + OneDrive로 완성하는 업무 자동화 실습

📋 목차

1. 시나리오 한눈에 보기
2. 사전 준비물
3. Step 1 — Copilot Studio 에이전트 생성
4. Step 2 — Agent Instructions 작성
5. Step 3 — 견적서 이미지 분석 토픽 만들기
6. Step 4 — Vision 프롬프트 작성 (OCR/추출)
7. Step 5 — 품의서 Word 문서 생성
8. Step 6 — 테스트 & 데모
9. 확장 아이디어

1. 시나리오 한눈에 보기

실무에서 자주 발생하는 패턴입니다 — 거래처에서 견적서를 사진 또는 PDF로 받고 → 그 내용을 우리 회사 품의서 양식에 옮겨 적어야 하는 반복 업무. 이걸 Copilot Studio 에이전트 하나로 자동화합니다.

📷 견적서 사진      👁️ Vision으로        🧠 Prompt        📁 OneDrive
   업로드      →    데이터 추출    →    Document 생성  →    저장 + 링크

💡 왜 이 실습인가요? 이미지 OCR · LLM 추론 · 문서 자동 생성을 한 번에 다루며, Copilot Studio Prompt 노드의 Output: Document 기능으로 Word 템플릿 필드 매핑 없이 .docx를 직접 받아내는 최신 패턴을 체험합니다.

2. 사전 준비물

실습에서 사용할 파일:

Step 1 — Copilot Studio 에이전트 생성

1. copilotstudio.microsoft.com 접속
2. 좌측 메뉴에서 “에이전트(Agents)” → ”+ 새 에이전트”
3. 이름: 견적서 자동 품의서
4. 설명: 거래처 견적서 이미지를 받아 회사 양식의 품의서를 자동 생성합니다.
5. 언어: 한국어 (Korean)
6. 건너뛰기 → 빈 에이전트로 시작

💡 팁 — “설명(Description)”은 단순한 메모가 아니라, 에이전트가 자신의 역할을 이해하는 데 사용돼요. 가능한 명확하게 적어주세요.

Step 2 — Agent Instructions 작성

에이전트의 “개요(Overview)” 탭 → “지침(Instructions)” 영역에 아래 내용을 붙여넣으세요:

당신은 한국 기업의 구매/총무팀을 돕는 문서 자동화 어시스턴트입니다.

[역할]
사용자가 거래처로부터 받은 견적서 이미지를 업로드하면,
이미지에서 모든 정보를 정확히 추출하여 회사 표준 품의서 양식을 자동으로 작성합니다.

[추출해야 할 핵심 정보]
1. 공급처(거래처) 정보: 회사명, 대표자, 사업자번호, 주소, 담당자 연락처
2. 견적 정보: 견적번호, 견적일자, 유효기간
3. 품목 리스트: 품명, 규격/사양, 수량, 단가, 금액
4. 금액 정보: 공급가액, 부가세, 합계금액 (한글표기 포함)
5. 조건 정보: 결제조건, 납품일정, 납품장소, 보증기간, 특이사항

[작업 순서]
1. 사용자가 견적서 이미지를 업로드하면 인사하고 분석 시작을 안내
2. 이미지에서 위 정보를 모두 추출 (Vision/OCR)
3. 추출이 끝나면 별도 확인 메시지 없이 곧바로 품의서 생성 흐름을 호출
4. Agent Flow(Run a prompt(Output: Document) → OneDrive Create file)로 품의서 .docx 생성 및 저장
5. 완성된 .docx 파일 링크를 사용자에게 전달

[작성 원칙]
- 견적서에 명시된 숫자/금액은 절대 변경하지 말 것
- 한글로 명시된 합계금액(예: 삼천팔백이십이만오천원)은 반드시 그대로 보존
- 견적서에 없는 정보는 추측하지 말고 "[확인 필요]"로 표기
- 사용자가 "수정해줘"라고 요청하면 해당 필드만 다시 물어볼 것

[금기사항]
- 견적서 이외 출처에서 정보를 가져오지 말 것
- 임의로 금액 할인이나 조정을 적용하지 말 것
- 추출한 정보를 외부에 저장하거나 다른 곳에 전송하지 말 것

⚠️ 주의 — Instructions는 한 번에 정답이 나오지 않습니다. 처음엔 위 예시로 시작하고, 실제 테스트하면서 누락된 부분만 점진적으로 추가하세요.

Step 3 — 견적서 이미지 분석 토픽 만들기

1. 좌측 메뉴 “토픽(Topics)” → ”+ 새 토픽” → “처음부터 만들기”
2. 토픽명: 견적서 분석 및 품의서 생성
3. 트리거(Trigger) 설정
   • 유형: Phrases
   • 예시 문구:
     • 견적서로 품의서 만들어줘
     • 이 견적서를 품의서로 바꿔줘
     • 견적서 사진 보낼게
     • 품의서 좀 작성해줘
     • 이거 정리해줘
4. 저장

💡 팁 — 트리거 문구는 다양할수록 좋습니다. 한국어는 같은 의도라도 표현이 매우 다양해요 (예: “정리해줘”, “처리해줘”, “올려줘”, “써줘”). 최소 5개 이상 추가하세요.

Step 4 — Vision 프롬프트 작성 (OCR/추출)

4-1. 이미지 업로드 받기 (Question 노드)

• 노드 추가: ”+ 추가” → “질문(Ask a question)”
• 질문 메시지: 견적서 이미지를 첨부해 주세요. (PNG, JPG 지원)
• 응답 유형: 파일(File)
• 변수 저장: QuoteImage

4-2. Vision으로 정보 추출

• 노드 추가: ”+ 추가” → “Create generative answers” 또는 “Prompt (AI Builder)”
• 입력: QuoteImage

4-2-1. 입력 데이터 지정 위치 (중요)

Vision 추출이 실패하는 가장 흔한 원인은 프롬프트만 넣고 입력 변수를 노드에 바인딩하지 않은 경우입니다.

1. Vision 노드 선택
2. 우측 속성 패널에서 Inputs (또는 Input data) 섹션 확인
3. + Add input 클릭
4. 입력 이름: quote_image
5. 입력 타입: File/Image
6. 입력 값: QuoteImage (Step 4-1에서 받은 파일 변수)

체크포인트: 입력 목록에 quote_image = QuoteImage 가 보이면 정상입니다.

4-2-2. 샘플 이미지로 먼저 테스트 후 입력 고정

실제 운영 전에 아래 순서로 반드시 점검하세요.

1. Test 창에서 sampledata_견적서.png 업로드
2. Vision 노드 실행 결과의 원본 출력(JSON)을 확인
3. 원하는 필드가 정상 추출되는지 검증
4. 이때 사용한 입력 변수(QuoteImage)를 그대로 운영 입력으로 고정

권장: 샘플 테스트 2~3회 후, 누락/오인식 필드가 있으면 프롬프트를 먼저 보정하고 Step 5 연결을 진행하세요.

• 프롬프트:

아래 이미지는 한국어로 작성된 거래처 견적서입니다.
이미지의 모든 텍스트를 정확히 읽고, 다음 JSON 스키마에 맞춰 정보를 추출해 주세요.

반드시 지켜야 할 규칙:
- 숫자는 쉼표(,)를 그대로 유지
- 한글 표기 금액(예: 삼천팔백이십이만오천원)은 그대로 보존
- 인식이 불확실한 항목은 "[확인필요]" 로 표기
- JSON 외 다른 텍스트는 출력하지 말 것

{
  "supplier": {
    "company_name": "",
    "ceo_name": "",
    "business_number": "",
    "address": "",
    "contact_name": "",
    "contact_phone": ""
  },
  "quote": {
    "quote_number": "",
    "quote_date": "",
    "valid_until": ""
  },
  "items": [
    {
      "line_no": "",
      "item_name": "",
      "spec": "",
      "qty": "",
      "unit_price": "",
      "amount": ""
    }
  ],
  "amount": {
    "supply_amount": "",
    "vat": "",
    "total_amount": "",
    "total_amount_kr": ""
  },
  "terms": {
    "payment_terms": "",
    "delivery_schedule": "",
    "delivery_place": "",
    "warranty_period": "",
    "notes": ""
  }
}

• 출력 변수 저장: VisionResult

Step 5 — 품의서 Word 문서 생성 (Agent Flow로 자동화)

Step 4의 Vision 결과(VisionResult.text)를 Agent Flow에 텍스트로 넘기고, 흐름 안에서 Prompt(Output: Document) 실행 → OneDrive에 저장 → 파일 링크를 토픽으로 반환하는 구조로 만듭니다.

토픽 (VisionResult.text)
   ↓ Call a flow (inputText 전달)
Agent Flow
  ① When an agent calls the flow  — input: inputText
  ② Run a prompt                  — Prompt "품의서 작성", Text input = inputText
  ③ Create file (OneDrive)        — 품의서_yyyymmddhhmmss.docx, Content = Document Output
  ④ Respond to the agent          — fileLink (Web URL)
   ↓ fileLink 반환
토픽: Message 노드로 사용자에게 다운로드 링크 전달

5-1. Prompt 도구 만들기 — 품의서 작성 (Output: Document)

흐름 안에서 호출할 Prompt를 먼저 독립된 도구로 만듭니다.

1. 좌측 메뉴 “도구(Tools)” → ”+ 도구 추가” → “Prompt” (또는 “+ 새 Prompt”)
2. 이름: 품의서 작성
3. 우측 상단 Output 드롭다운에서 Document 선택
4. 모델: GPT-4.1 mini (또는 조직이 허용하는 상위 모델)
5. + Add input 으로 텍스트 입력 1개 추가 → 이름 quote_text, 타입 Text
6. Instructions에 아래 내용 입력 ([quote_text] 는 5번에서 추가한 입력 토큰을 드래그 또는 “Text input” 칩으로 삽입):

아래 견적서 텍스트를 기반으로 한국 기업 양식의 품의서 Word 문서를 작성하세요.

[견적서 텍스트]
[quote_text]

[작성 규칙]
- 견적서에 명시된 숫자/금액은 절대 변경하지 말 것
- 한글 표기 합계금액(예: 삼천팔백이십이만오천원)은 그대로 보존
- 견적서에 없는 항목(예산 과목, 협조 부서, 일정, 기대효과 등)은 맥락상 합리적인 값을 넣고 부제 끝에 "(수정필요)"를 덞붙일 것
- 품의일자는 오늘 날짜로 기재
- 품명/규격/수량/단가/금액은 표 형태로 구성
- 출력은 바로 사용 가능한 품의서 Word 문서로 완성

1. 우측 Test 패널에서 샘플 견적서 텍스트로 한 번 실행 → 미리보기에 품의서가 깔끔하게 나오는지 확인 후 저장

팁 — (수정필요) 표시가 붙는 항목은 견적서에 없는 내용을 LLM이 추정한 값이며, 기안자가 최종 검토하라는 신호입니다.

5-2. Agent Flow 만들기 — 품의서 생성 흐름

이제 위 Prompt를 호출하고 OneDrive에 파일을 저장하는 흐름을 만듭니다.

1. 좌측 메뉴 “도구(Tools)” → ”+ 도구 추가” → “새 Agent Flow” (또는 “흐름 만들기”)
2. 이름: 품의서 생성 흐름

(1) 트리거 — When an agent calls the flow

• + Add an input
  • 이름: inputText
  • 타입: Text
  • 설명: 견적서에서 추출한 원문 텍스트 (예: 견적서 text)

(2) 액션 — Run a prompt

• + 새 단계 → AI Builder → Run a prompt
• Prompt: 위에서 만든 품의서 작성 선택
• Text input: 트리거 출력의 inputText 선택
• 실행 결과로 Document Output (파일 콘텐츠)이 동적 콘텐츠로 노출됩니다.

(3) 액션 — OneDrive for Business / Create file

• + 새 단계 → OneDrive for Business → Create file
• Folder Path: / (필요 시 /Output 같은 하위 폴더)

• File Name (식 입력):

  concat('품의서_', formatDateTime(utcNow(), 'yyyyMMddHHmmss'), '.docx')
  

  개념적으로 Power Fx의 품의서_ & Text(Now(),"yyyymmddhhmmss") & .docx 와 동일합니다.

• File Content: 이전 단계 Document Output 선택

(4) Respond to the agent

• + 새 단계 → Respond to the agent
• 출력 추가:
  • 이름: fileLink
  • 타입: Text
  • 값: Create file 액션의 Web URL 동적 콘텐츠
• (선택) 파일 자체를 함께 돌려주고 싶다면 추가 출력 OUTPUT (타입 File, 값 = Document Output)

1. 저장 후 게시(Publish) / 활성화

5-3. 토픽에서 흐름 호출

Step 4-2 (Vision 노드) 다음에 흐름을 호출합니다.

1. + 추가 → “도구(Tools)” → 품의서 생성 흐름 선택
2. 입력 inputText = VisionResult.text
3. 출력 fileLink → 토픽 변수 ResultFileLink 로 저장

5-4. 사용자 안내 메시지

+ 추가 → 메시지 보내기(Send a message):

품의서가 완성되었습니다! 🎉

📎 다운로드: {ResultFileLink}

문서 내 "(수정필요)" 표시된 항목은 기안자가 직접 확인해 주세요.

Step 6 — 테스트 & 데모

6-1. 에이전트 게시 (Publish)

1. 우측 상단 “게시(Publish)” 버튼 클릭
2. 변경 사항 확인 후 “게시” 한번 더
3. 채널 설정: 데모용으로는 “Demo website” 또는 “Microsoft Teams” 권장

6-2. 테스트 시나리오

💡 데모 팁 — 실제 데모에서는 처리 시간을 메우는 인터랙션이 중요합니다. Vision 추출에 5~10초 정도 소요되므로, 추출 시작 직전에 “잠시만요, 견적서를 꼼꼼히 읽어볼게요 👀” 같은 메시지를 넣어주세요.

확장 아이디어

• 다중 견적 비교 — 동일 품목의 견적서 3장을 동시에 분석하여 가장 저렴한 거래처 추천
• Teams 채널 자동 게시 — 완성된 품의서를 구매팀 Teams 채널에 자동 알림
• 승인 워크플로 연결 — Power Automate Approvals로 상사 결재 라인 자동 발송
• SharePoint 라이브러리 보관 — 거래처별 폴더로 자동 분류 저장
• 예산 검증 — Excel 예산 시트와 연동해 한도 초과 여부 자동 검증
• 다국어 지원 — 영문 견적서도 처리하도록 프롬프트 확장

📚 참고 자료

• Copilot Studio 공식 문서
• AI Builder Prompt (Document 출력)
• AI Builder OCR 가이드

Copilot Studio Practice Guide · 견적서 → 품의서 자동 생성 워크숍 본 가이드는 학습/실습 목적으로 제작되었으며, 등장하는 회사명·인물명은 모두 가상입니다.